רשימת משימות לתכנון אירוע: הצ'קליסט המלא מהרגע הראשון ועד הפירוק
מתכננים אירוע ולא יודעים מאיפה להתחיל? צ'קליסט מסודר לפי לוח זמנים - מהתקציב והמקום, דרך הספקים והאטרקציות, ועד היום עצמו.
אירוע מוצלח נראה ספונטני, אבל מאחוריו עומדת רשימה ארוכה של החלטות ותיאומים. הצ'קליסט הזה מסדר את כל המשימות לפי לוח זמנים, כך שתמיד תדעו מה הצעד הבא. הוא מתאים לחתונה, לבר ובת מצווה, ליום הולדת גדול ולאירוע חברה. אירועים קטנים יכולים לדלג על חלק מהשלבים או לקצר אותם.
שלב 1: היסודות (כמה חודשים לפני)
- ☐ מגדירים תקציב כולל ומחלקים אותו לסעיפים: מקום ואוכל, צילום, מוזיקה, אטרקציות, עיצוב ותפאורה.
- ☐ קובעים כמות אורחים משוערת. ממנה נגזרים המקום, האוכל וגודל האטרקציות.
- ☐ בוחרים תאריך ועוד תאריך חלופי אחד או שניים.
- ☐ בוחרים סגנון או קונספט: קלאסי, הוליוודי, בוהו, ים תיכוני, מסיבה.
- ☐ סוגרים מקום. בודקים שעות, מגבלות רעש, חניה, חשמל ונגישות.
שלב 2: הספקים המרכזיים
- ☐ קייטרינג (אם לא כלול במקום).
- ☐ צלם ווידאו.
- ☐ מוזיקה: די ג'יי, להקה או זמרת. בחינה - זמרת לחינה מרוקאית.
- ☐ עיצוב ותפאורה: פרחים, חופה, שולחנות, תאורה.
שלב 3: אטרקציות (ברגע שיש תאריך ומקום)
האטרקציות הן מה שהאורחים זוכרים. חשבו על כל שלב בערב:
- ☐ קבלת פנים: קיר צילום, קיר שמפניה, עמדת צילום, קיר דונאטס.
- ☐ אמצע הערב (במיוחד באירועים עם ילדים): שולחנות משחק, VR, עמדת טיקטוק.
- ☐ רחבה: עמדת די ג'יי מעוצבת, ערכת אפטר פארטי, פול מון.
- ☐ אפטר: דוכן המבורגרים, נקניקיות, צ'ורוס.
טיפ: הזמנה של כמה אטרקציות מספק אחד חוסכת תיאומים, והמחיר הכולל יורד.
שלב 4: הזמנות ופרטים קטנים
- ☐ שולחים הזמנות ואוספים אישורי הגעה.
- ☐ שלט כניסה, סידורי הושבה ותפריטים.
- ☐ מזכרות לאורחים: מגנטים, בקבוקי מים ממותגים או תמונה מודפסת.
- ☐ עמדת התרעננות בשירותים, פרט קטן שהאורחים מעריכים.
- ☐ בודקים אם צריך הזמנת שולחנות או לינה לאורחים מרחוק.
שלב 5: השבועיים האחרונים
- ☐ מאשרים כמות אורחים סופית מול המקום, הקייטרינג ודוכני המזון.
- ☐ שולחים לכל הספקים לו"ז מסודר: שעת הגעה, הקמה, התחלה ופירוק.
- ☐ מאשרים עיצובים של קירות צילום ושלטים.
- ☐ ממנים איש קשר ליום האירוע, מישהו שאינו בעל השמחה, שהספקים מתקשרים אליו.
- ☐ מכינים מעטפות לתשלום יתרות לספקים.
שלב 6: יום האירוע
- ☐ איש הקשר מקבל את הספקים ומכוון אותם למקום.
- ☐ בודקים שכל עמדה מוקמת במקום שתוכנן, עם חשמל ותאורה.
- ☐ נהנים. ברצינות, בשביל זה עשיתם את כל העבודה.
אחרי האירוע
- ☐ מוודאים פירוק ופינוי.
- ☐ אוספים תמונות מהאורחים ומעמדות הצילום.
- ☐ שולחים תודה לאורחים, ואם הייתם מרוצים, גם ביקורת לספקים 😊
רוצים לחסוך שלב? בחרו את כל האטרקציות בקטלוג, הוסיפו ל"האירוע שלי" ושלחו בקשה אחת. נחזור עם זמינות והצעה משולבת.
מפיק אטרקציות לאירועים מאז 2018. מאות אירועים פרטיים ועסקיים בכל הארץ - מקירות צילום ועד דוכני מזון. עוד עלינו
